Migration auf SAP S/4HANA: Alles läuft nicht plangemäß, aber es gibt einen Ausweg

Ende 2027 wird die Unterstützung des Pakets der Business-Applikationen SAP Business Suite 7 (das die Flaggschiff-Lösung SAP ERP 6.0 enthält) enden. Einige Unternehmen können dies für viel Geld bis Ende des Jahres 2030 verlängern, aber danach wird es nur eine Variante geben — SAP S/4HANA. Die Unterstützung dieses Systems wurde mindestens bis Ende des Jahres 2040 verlängert.

Warum muss man auf SAP S/4HANA übergehen, wenn SAP ERP 6.0 noch für weitere 7 Jahre laufen wird

Es scheint, dass man sich jetzt keine Sorgen machen muss: Das ERP-System, das Sie Anfang der 2000er Jahre gestartet haben, funktioniert gut, ist gut eingerichtet und vertraut. Aber wenn Sie im ERP-System jahrelang arbeiten und es nicht aktualisieren, wird ein solches „gefrorenes“ System jedes Jahr immer mehr vergrößert und veraltet. Die Kosten für die Unterstützung nehmen aber immer zu. Wenn Sie sich für den Übergang auf S/4HANA schließlich entscheiden werden, werden Sie auf viele unangenehme Nuancen unweigerlich stoßen: Irgendwo stimmt die Version nicht überein, irgendwo kann die Prüfung nicht gestartet werden, irgendwo funktionieren die Module überhaupt nicht. All dies wird den Übergang stark erschweren oder sogar unmöglich machen. Oft können veraltete Systeme im Rahmen der Konvertierung nicht übertragen werden, es ist dann notwendig, eine neue Implementierung durchzuführen.

Das System, das schon heute veraltet ist, wird nach 7 Jahren endgültig veraltet sein, und darauf muss man so oder so verzichten. Es ist besser, sich diese Zeit nicht für die teure Unterstützung des alten ERP-Systems, sondern für das Kennenlernen der neuen S/4HANA-Möglichkeiten zu nehmen, die Ihrem Unternehmen zugutekommen. S/4HANA bietet hohe Produktivität, Echtzeit-Analysen, nahtlose Integration mit den Plattformen Internet of Things und Big Data, Möglichkeit, Cloud- Lösungen anzuwenden, sowie einfache und bequeme Benutzeroberfläche an.

Wann man mit der Migration auf S/4HANA beginnen muss, um rechtzeitig zu kommen

2027 ist nicht so weit, wie man es wünschte. Wenn man mit dem Übergang auf SAP S/4HANA zu spät beginnt, kann man die Migration rechtzeitig nicht beenden. Wenn Sie den Prozess ein paar Jahre vor dem Ende der Unterstützung starten, können Sie ein Jahr auf die Vorbereitung, dann ein weiteres Jahr auf die Aktualisierung der Module und Elemente des Systems verwenden. Es wird keine Zeit bleiben, um auf SAP S/4HANA in Ruhe zu übergehen.

Die Arbeit des Unternehmens bleibt aber nicht stehen: Sie müssen die Buchhaltung und Steuerbuchhaltung führen, Materialien und Ausrüstung ankaufen, neue Mitarbeiter einstellen, Verträge mit Partnern abschließen. Ihr ERP-System wird täglich um neue Daten ergänzt. Für vergangene Jahre hat sich eine große Datenmenge angesammelt, und in den nächsten 7-10 Jahren wird diese Menge vielfach vermehrt. Die Migration der gesammelten historischen Daten auf die neue Version von SAP S4/HANA ist eine der Schlüsselaufgaben der Systemmodernisierung. Je kleiner der Umfang dieser Daten ist, desto billiger und schneller wird der Übergang auf S/4HANA erfolgen. Fügen Sie Kosten für die Hardware-Modernisierung oder Archivierung von vorhandenen, ständig wachsenden Datenmengen hinzu, um die Leistung Ihres ERP-Systems auf einem akzeptablen Niveau zu halten.

Deshalb muss man schon jetzt mit der technischen Bewertung des Übergangs auf S/4HANA beginnen. Sie werden erfahren, wie viel Zeit und Ressourcen Sie für den Übergang benötigen, Sie können Ihre Migrationsarbeit genau planen, eine vollständige Aufteilung von bestehenden und potenziellen Risiken sowie von innovativen S/4HANA-Möglichkeiten ermitteln. Und dann kann man entscheiden, ob ein neues ERP-System jetzt, in einem Jahr, oder in 5 Jahren implementiert wird.

Die Bewertung hängt von der Größe des Systems ab und dauert zwischen 2 Wochen und 2-3 Monaten. Die Migration allein nimmt 3-4 Monate für klein- und mittelständige Unternehmen und 7 Monate oder mehr für große Unternehmen in Anspruch. Die technische Bewertung dauert und kostet auch viel weniger als Migration allein. Dabei kann diese Bewertung solche Nuancen offenbaren, aufgrund derer sich der Übergang auf S/4HANA um mehrere Monate verschieben kann. Aber je früher das Unternehmen die Vorteile der innovativen Plattform nutzen kann, desto schneller wird sie sich bezahlt machen und Profit bringen.

Wie man von Business Suite 7 auf S/4HANA übergehen kann: 4 Szenarien

Es gibt keinen universellen Migrationsplan: Für jedes Unternehmen eignet sich sein eigenes Szenario. Die Auswahl hängt von Größe und Alter des Unternehmens, Benutzeranzahl, sowie von Vorhandensein anderer Systeme ab, die die Geschäftsprozesse verwalten. Nach der technischen, funktionalen und strategischen Bewertung der IT-Struktur des Unternehmens bestimmt der Berater zusammen mit SAP-Experten, wie die Migration auf SAP S/4HANA das Business verbessern und ihm bei der digitalen Transformation helfen kann.

Nach der Bewertung erhalten Sie eine Liste von zu erledigenden Aufgaben und eine Empfehlung, welches Szenario am besten anzuwenden ist. Für die Umstellung auf die „Bodenversion“ S/4HANA On-premise gibt es vier Szenarien:

1. Neue Implementierung (Greenfield Implementation).
2. Konvertierung von ERP in S/4HANA (System Conversion/Brownfield).
3. Hybridmigration (Hybrid/Selective Data Transition).
4. Landschaftstransformation (Landscape Transformation).

1: Die neue Implementierung (Greenfield)

Die neue Implementierung (Greenfield) passt nicht nur dann, wenn das Unternehmen früher kein ERP überhaupt verwendet oder mit einem anderen Leistungsanbieter, zum Beispiel 1C, gearbeitet hat. Es kommt vor, dass ein Businessinhaber einmal beschlossen hat, Geld in die Entwicklung des ERP-Systems anzulegen, viele SAP-Module implementiert, viele Integrationen und Einstellungen durchgeführt, aber letztendlich nur einen kleinen Teil davon verwendet hat. So ist ein „aufgeblähtes“ System herausgekommen, in dem es Vieles gibt, was niemand braucht. Wenn man die Migration durchführt, ergibt sich ein weiteres System mit teuren unnötigen Funktionen, die ständige Geldanlagen erfordern werden. Es ist besser, eine neue Implementierung nur mit den Geschäftsprozessen durchzuführen, auf die sich das Business konzentriert.

Die Analyse einer großen Anzahl von bestehenden Systemen zeigt, dass bis zu 60% der bei der initialen Implementierung „auf Bestellung“ entwickelten Funktionen (ERP-Systemerweiterungen) nie verwendet werden. Warum dies geschieht, ist Gegenstand eines separaten Artikels.

2: Die Konvertierung von ERP in S/4HANA

Die Konvertierung von ERP in S/4HANA (System Conversion/Brownfield) wird empfohlen, wenn die Geschäftsprozesse verständlich und beschrieben sind. Wenn Sie im Laufe der jahreslangen Arbeit mit SAP ERP 6.0 das System regelmäßig unterstützt und aktualisiert, nicht verwendete Module deaktiviert und Ihre Mitarbeiter die Arbeit mit neuen Funktionen geschult haben, können Sie die Migration schnell und einfach durchführen. Die Aktivierung der neuen S/4HANA-Möglichkeiten erfolgt nach Abschluss des Projekts – mit Geschwindigkeit, die für ein bestimmtes Unternehmen besser ist.

3: Die Hybridmigration

Die Hybridmigration (Hybrid/Selective data Transition) wird dann durchgeführt, wenn es notwendig ist, nicht nur das zu konvertieren, was jetzt im System ist, sondern auch die Funktionen an persönliche Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, sie in S/4HANA neu zu konfigurieren. Zum Beispiel verwendet das Unternehmen ERP (oder mehrere solche Systeme) seit langem, und es hat viele erfolgreiche Lösungen, die aktiv verwendet werden, und der Verzicht auf die unzweckmäßig ist. Im Rahmen des Hybridmigrationsprojekts wird ein neues S/4HANA-System (wie bei New Implementation) entwickelt, aber in dieses System werden erfolgreiche Lösungen und notwendige Daten (wie bei System Conversion) übertragen. Es gibt viele erfolgreiche Beispiele für die Umsetzung des beschriebenen Ansatzes.

4: Die Landschaftstransformation

Die Landschaftstransformation (Landscape Transformation) ist dann notwendig, wenn das Unternehmen einige SAP ERP-Systeme und/oder nicht-SAP-Anwendungen verwendet, deren Funktionen sinnvoll auf ein neues, einheitliches S/4HANA-System schrittweise übertragen werden müssen: analytische Plattformen, Personalmanagementprogramme, Beschaffungsapplikationen usw. In diesem Fall muss man den Übergang von der Landschaft alten in eine neue einrichten: Datenmigration aus verschiedenen Quellen mit Hilfe von speziellen Werkzeugen SAP Landscape Transformation durchführen. Die Daten, die in geerbten Applikationen gespeichert sind, werden in den S/4HANA-Kern zusammengeführt. Dies wird der erste schnelle Schritt zu einem einheitlichen System sein, und dann muss man eine schrittweise Übertragung von gealterten Applikationen ins einheitliche S/4HANA-System und ihre Außerbetriebssetzung planen.

Der Übergang auf S/4HANA soll auch möglichst schnell erfolgen, damit Sie in Zukunft keine Probleme mit Updates und Datenmigrationen haben.

Viele innovative Möglichkeiten für die digitale Businesstransformation sind schon jetzt nur als Cloud-Version von S/4HANA verfügbar. Allerdings ist für ein solches Projekt nur ein Szenario verfügbar, und zwar die neue Implementierung.

Über die SAP-Praxis von IBA Group

Mehr als 3.500 Endbenutzer arbeiten bereits mit SAP S/4HANA-Systemen, die von IBA Group-Spezialisten weltweit umgesetzt wurden.

IBA Group hat die Status SAP S/4HANA, HANA Recognized Expertise und ist ein Gold-Service-Partner der Firma SAP.