Umstieg auf die S/4HANA-Plattform: Womit soll man anfangen und wie man es richtig macht?

23 August, 2019 | Igor Bordak | Leiter des SAP Global Delivery Center der IBA Group

Bis zum Jahr 2025 wird SAP sein ERP nicht mehr unterstützen, sodass deren Anwender auf die S/4HANA-Plattform umsteigen müssen werden. Und obwohl jeder SAP-Kunde über die bevorstehende Umstellung Bescheid weiß, können sich viele noch nicht einmal vorstellen, womit sie diese Umstellung beginnen und wie sie sich darauf vorbereiten sollen.

Igor Bordak, Leiter des SAP Global Delivery Centers der IBA Group, erklärt, wie man mit der Migration beginnt, um sie pünktlich abzuschließen und das vereinbarte Budgets nicht zu überschreiten. Er erzählt auch über den Dienstleistungspreis für technische Auswertung vor der Migration und den Leistungszeitraum.

Was ist eine technische Auswertung für die Migration? Was ist das für ein Service?

Wenn wir dies vereinfachen, helfen die Experten der IBA Group den Kunden zu verstehen, wie man auf eine neue Plattform umsteigt, womit man anfangen soll und was man vornehmen soll, um Fehler und Verluste zu vermeiden, die sich daraus ergeben können.

Leider verstehen nicht alle Unternehmen den ganzen Umfang der notwendigen Arbeiten, die Tiefe der potenziellen Probleme und den Preis der wahrscheinlichen Fehler. Die Rolle der IBA Group in dieser Situation besteht darin, das SAP-Ökosystem des Unternehmens vollständig zu untersuchen, potenziell gefährliche Stellen zu finden, an denen Probleme auftreten können, und dann einen schrittweisen Aktionsplan zu entwickeln, dessen Erfüllung dazu beitragen wird, die Migration schmerzlos abzuschließen.

 

Viele Unternehmen haben ihre eigenen IT-Abteilungen, die die Architektur ihrer Systeme, ihrer Stärken und Schwächen kennen. Sie können ja mit der Migration umgehen. Warum soll man unabhängige Experten einladen?

Viele Unternehmen verfügen über exzellente IT-Abteilungen, sind aber nicht immer in der Lage, das Ausmaß potenzieller Probleme, die bei der Migration auftreten können, angemessen einzuschätzen. Die Sache besteht darin, dass der Systembetrieb und die Migration nicht dasselbe sind. Bei der Durchführung von Migrationsprojekten stellten wir fest, dass Unternehmen nicht das gesamte Potenzial der Systeme nutzen: Ein Teil der installierten Software bleibt seit Jahren ungenutzt und wird in Zukunft wahrscheinlich nicht mehr benötigt sein. Deshalb analysieren wir vor Beginn des Migrationsprojektes eingehend, was genau und wie es übertragen werden soll.

Wer soll diese Analyse durchführen?

Aus meiner Sicht sollte die technische Auswertung von all denen Personen durchgeführt werden, die zu S/4HANA wechseln werden. Die Ergebnisse der Auswertung werden dazu beitragen, die Migrationszeit und das Budget zu reduzieren, wenn die Variante einer Umstellung oder einer hybriden Migration Ihres SAP ERP auf S/4HANA in Betracht gezogen wird.

Wie erfolgt die Arbeit bei der Auswertung?

Schritt 1Überwachung der Nutzung des Systems

 

Bei diesem Schritt ist es wichtig, unbenutzte Objekte des Systems (unused, code, objects) zu definieren. Dazu aktiviert man den ABAP Call Monitor (SCMON), der bei der Feststellung hilft, welche SAP ERP-Elemente nicht verwendet werden und somit nicht migriert werden müssen.

Die Mindestarbeitszeit von SCMON beträgt einen Monat, die optimale beträgt 4 – 6 Monate, die ideale ist ein ganzes Jahr.

Die beste Variante besteht darin, das Überwachungsprogramm einen Monat vor dem Ende des Geschäftsjahres im Unternehmen zu starten und die Überwachung mindestens 4 Monate lang fortzusetzen. Dann im Code Usage Report werden alle Arten des Abschlusses der Finanzperiode (Monat, Quartal, Jahr) fallen. Die Sache besteht darin, dass diese SAP-ERP-Funktion in anderen Perioden möglicherweise einfach inaktiv sein kann.

 

Schritt 2Überprüfung der Anpassungsfähigkeit mit S/4HANA

 

In der aktuellen Landschaft wird eine Reihe von Dientsprogrammen gestartet, die die Anpassungsfähigkeit von SAP ERP mit S/4 HANA (Conversion Pre-Check) bestimmen und Add-Ons, Business Solutions, Dependent Applications prüfen.

Die Mindestdauer der Prüfung der Anpassungsfähigkeit von Kundensystemen beträgt 2 Wochen. Die Arbeit wird vom Basis Admin und S/4-Solution Architect durchgeführt. Als Ergebnis erhalten wir eine vollständige Liste der Fehler und Nichtanpassungen.

 

Schritt 3Analyse des Umfangs der Umstellung

 

Bei diesem Schritt wird die gesamte Liste der Fehler und Nichtanpassungen in Cluster geordnet. Der Umfang des toten Codes wird berücksichtigt, die Fehler in Daten und in Objekten von Eigenentwicklungen des Unternehmens werden analysiert.

Hier bereiten wir auch einen Vorschlag in Bezug auf den Umfang der automatischen Umstellungen und der dazu verwendeten Werkzeuge vor.

Die Mindestdauer des Schrittes beträgt 4 – 6 Wochen. Die Arbeit wird mit der S/4-Solution und die S/4 Technical Team durchgeführt.

Am Ausgang erhalten wir ein Fehlercluster, eine Liste neuer Aufgaben und Objekte, die nicht bearbeitet werden müssen, sowie Objekte zur automatischen Anpassung.

Die Ergebnisliste sieht wie folgt aus:

  • 1. Objekte zur automatischen Umstellung auf S/4 HANA
  • 2. Objekte zur manuellen Übertragung und Anpassung auf S/4 HANA
  • 3. Liste der unbenutzten Funktionen

 

Schritt 4Analyse des Umfangs der S/4HANA-Verbesserungen

 

Bei diesem Schritt wird die Möglichkeit und Zweckdienstlichkeit der Aktivierung von S/4 HANA (Simplification List) Innovationen, die Erweiterung der Ökosystemfähigkeiten, analysiert und die Funktionalität, die auf S/4 HANA zu übertragen ist, wird schließlich überprüft.

Die Mindestdauer des Schnittes beträgt 2 Wochen. Die Arbeit wird vom S/4-Solution Architect und dem Eigentümer der Geschäftsprozesse des Kunden gemeinsam durchgeführt. Dadurch erhalten wir den vereinbarten Funktionsumfang des neuen Projekts:

  • – Objekte für die Übertragung auf S/4 HANA (automatisch oder manuell)
  • – Innovationsfähigkeit von S/4 HANA für das Kundengeschäft, die die Fähigkeiten der Plattform im Vergleich zum alten ERP erheblich erweitert

 

Schritt 5Entwicklung einer Projektspezifikation

 

Bei diesem Schritt wird die Projektdokumentation für das Migrationsprojekt entwickelt.

Die Projektspezifikationen werden festgelegt:

  • – Beschreibung des Funktionsvolumens
  • – Beschreibung der Zusammensetzung und des Inhalts der Arbeiten
  • – Projektzeitplan
  • – Schätzung der Projektkosten
  • – Beschreibung der Ansätze zur Umwandlung, Übertragung und Aktivierung neuer Funktionen
  • – Risikomanagementplan
  • – Kundenschulungsplan
  • – Kundenschulungsplan

 

Die Mindestfrist für die Bewertung des Arbeitsumfangs beträgt 2 Wochen. Die Arbeit wird vom Solution Architect ausgeführt.

 

Was erhalten die Kunden nach dem Abschluss des Projekts?

 

Nach dem Abschluss der Arbeiten erhält der Kunde:

  • – eine detaillierte Beschreibung der Zusammensetzung und des Inhalts von Migrationsarbeiten
  • – eine Liste der Objekte, die automatisch umgewandelt werden können
  • – eine Liste der Verbesserungen und Empfehlungen zur Aktivierung der Innovation von S/4-HANA
  • – eine risikobasierte Bewertung des Budgets und des Zeitplans des Migrationsprojekts
  • – Migrationsoptionen mit Vor- und Nachteilen für jeden von diesen

 

Wie lange dauert es, bis man sich vollständig auf die Migration vorbereitet hat?

Für kleine und mittlere Unternehmen (bis zu 200 Anwender) wird es ca. 3 – 4 Monate, für große Unternehmen ab 7 Monate (abhängig von der Größe des Systems) dauern.

Wovon hängen die Kosten für die technische Auswertung ab?

Diese Leistung hat einen festen Preis.

Warum ist das IBA-Unternehmen sicher, dass es eine solche Aufgabe bewältigen wird?

Wir haben 5.000 Mannjahre Erfahrung mit SAP-Lösungen gesammelt, und unsere Partnerschaft mit dem Unternehmen begann im Jahr 1996. Somit sind wir in der Lage, das Auftreten von Problemen vorherzusagen, wir kennen effiziente Lösungswege.

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